מערכת ניהול תחבורה TMS

1. מערכת TMS - הגדרה

מערכת TMS (Transportation Management System) הינה מערכת מידע מתקדמת לניהול, תכנון, ביצוע ומעקב אחר תהליכי תחבורה בארגון. היא מהווה חלק אינטגרלי וקריטי משרשרת האספקה הארגונית, ומהווה כלי מרכזי עבור מנהלי לוגיסטיקה, תחבורה ותפעול בעת קבלת החלטות מושכלות בזמן אמת.

באמצעות מערכת TMS ניתן לייעל את כל תהליך השילוח – החל מקליטת ההזמנה, דרך תכנון מסלול, שיבוץ נהגים ומשאיות, מעקב אחר התקדמות המשלוח, וכלה באישור מסירהPOD (Proof of Delivery) .המערכת מקשרת בין כל הגורמים המעורבים בתהליך – מחסן, תחבורה, ספקים ולקוחות , ומספקת תשתית מידע אחידה, מהירה ומדויקת. המערכת מאפשרת אופטימיזציה של משאבים – למשל הפחתת קילומטראז' מיותר, ניצול טוב יותר של רכבים, הפחתת תקלות ושיפור זמני אספקה. כתוצאה מכך, ארגונים נהנים מהפחתת עלויות כוללות, שיפור ברמת השירות ללקוח, העלאת רווחיות וביסוס יתרון תחרותי בשוק.

בנוסף TMS מספקת שקיפות מלאה לכל אורך תהליך המשלוח באמצעות כלים מתקדמים של ניתוח נתונים (Analytics) התראות בזמן אמת ודוחות ביצועים (KPI) .המידע זמין ונגיש לכל הדרגים בארגון, ובכך תורם לשיפור בקרה תפעולית, קבלת החלטות מהירה ותגובה למצבי חירום או שינויים בלתי צפויים.

2. תהליך בחירת מערכת TMS

שלב 1: אפיון ומיפוי והגדרת צרכים.
בשלב זה יש לנתח לעומק את צרכי הארגון: סוגי המשלוחים, תדירות, כמות נהגים ומשאיות, אזורים גיאוגרפיים לפעילות, דרישות
רגולטוריות, וקישור למערכות קיימות (WMS,ERP).
שלב 2: הגדרת קריטריונים לבחירה
יש להגדיר רשימת קריטריונים לשם השוואה בין המערכות המוצעות. רשימת הקריטריונים תכלול ביו השאר: שימוש ידידותי, יכולת
התאמה אישית, יכולות ניתוח ודיווח, אינטגרציה עם מערכות קיימות, גמישות תמחור, תמיכה טכנית, אמינות ספק, ניסיון קודם,
ויכולת הרחבה עתידית.
שלב 3: איתור ספק
יש לבצע מחקר שוק והשוואת פתרונות תוך התאמה לקריטריונים שהוגדרו בסעיף הקודם. כמו כן ,בחירת ספק והחתמתו על מסמך
האפיון והסכם ההתקשרות.
שלב 4: הטמעה
תהליך ההטמעה כולל אפיון מדויק, פיתוח והתאמות, הדרכות לעובדים, בדיקות משתמש (UAT), והטמעה הדרגתית עד להשקה
מלאה. חשוב לבצע בקרה שוטפת על תהליך ההטמעה.

3. התממשקות עם מערכת WMS

3.1. שילוב הזמנות ואימות סטטוס
כאשר הזמנה יוצאת מהמחסן, מערכת WMS מעדכנת אוטומטית את מערכת TMS עם פרטי ההזמנה וסטטוס המשלוח. מדובר בשילוב שמפשט את התהליך, שכן ברגע שההזמנה מוכנה למשלוח, מערכת TMS מקבלת את כל הנתונים הנדרשים לצורך תכנון המסלול וההכנה לפעולה. האינטגרציה מבטיחה שפרטי ההזמנה (כמו יעד, כמות פריטים ודרישות מיוחדות) יישלחו בצורה מדויקת ללא צורך בהזנה ידנית נוספת. במקביל מערכת ה TMS מאמתת את סטטוס ההזמנה, כלומר, אם היא מוכנה לשליחה או אם ישנם עיכובים או בעיות שעלולים להשפיע על תהליך המשלוח.

3.2. סנכרון בזמני איסוף ופריקה
סנכרון יעיל בין זמני הכנת המשלוח במחסן לבין זמינות הנהגים והמשאיות חיוני למניעת עיכובים וייעול א לוח הזמנים. מערכת ה TMS מתכננת את זמני המשלוח בהתחשב באילוצים של זמני אספקה מובטחים, רגולציות שונות וכו'. תאריכי העמסה מועברים למערכת ה WMS ולמערכת ה ERP וזאת במטרה לתעדף את עבודת הליקוט של המחסן.

3.3. זרימת מידע בזמן אמת
אחד מהיתרונות הגדולים של האינטגרציה בין TMS ו-WMS היא זרימת המידע בזמן אמת, המאפשרת בקרה מוחלטת על כל תהליך השילוח. במהלך השילוח, מערכת WMS מקבלת נתונים בזמן אמת ממערכת TMS, כולל מיקום הרכב, סטטוס של המשלוח, עיכובים, או כל תקלות שעלולות לצוץ. המידע הזה עובר לא רק בתוך הארגון אלא גם ללקוח, כך שהלקוח יכול לדעת בדיוק היכן נמצא המשלוח ומה מצב התקדמותו וכך נוצרת חוויית לקוח טובה יותר. תהליך אישור המסירה (POD) יכול גם לכלול את החתימות הדיגיטליות או תמונות שמעדכנות בזמן אמת את מערכת WMS לגבי מסירת המשלוח, דבר שמחייב סנכרון מתמיד ומדויק.

4. יתרונות וחסרונות

חסרונות

עלויות הטמעה ותחזוקה גבוהות

תהליך בחירה והטמעה מורכב

תלות באיכות נתונים

שינוי תרבות ארגונית

השקעה בהדרכה

יתרונות

הפחתת עלויות תחבורה

שיפור שירות הלקוחות

שקיפות תפעולית מלאה

אוטומציה של תהליכים

אינטגרציה עם מערכות WMS ERP

5. תהליכי עבודה עיקריים במערכת TMS

5.1. תכנון משלוחים (Routing & Scheduling) : המערכת מאפשרת ליצור מסלולי משלוח אופטימליים בהתחשב בזמני חלון, מגבלות נהגים, עומסי תנועה, עלויות דלק, וזמינות רכבים.
5.2. ניהול הזמנות: קליטת הזמנות ממערכות ERP או פורטלים חיצוניים, תכנון התאמה למסלולים, ואישור יציאה למשלוח.
5.3. מעקב בזמן אמת (Real-time Tracking) : באמצעות GPS ניתן לעקוב אחר מיקום הרכבים, להתריע על סטיות מהמסלול ולתת מידע עדכני ללקוחות.
5.4. ניהול נהגים ורכבים: תיעוד שעות נהיגה, זמני הפסקות, סטטוס כלי רכב, תחזוקה שוטפת, ובקרה על ביצועים.
5.5. חיוב ועלויות: חישוב אוטומטי של עלויות משלוח לפי קריטריונים שונים, הפקת חשבוניות, ובקרה על תקציב התחבורה.
5.6. הפקת דוחות וניתוחים: ניתוח ביצועים (KPI) דוחות השוואתיים, זמני אספקה, שימוש במשאבים, ודו"חות שירות לקוחות.
5.7. תהליך POD (Proof of Delivery): כולל : אישור מסירה, חתימה דיגיטלית, צילום מסירה, והעלאת הנתונים למערכת בזמן אמת.

(ראה פירוט בסעיף הבא)

6. תהליך אישור ביצוע המשלוח (Proof of Delivery): POD
אחד התהליכים הקריטיים במערכת TMS הוא אישור ביצוע המשלוח, שלב המתרחש לאחר סיום ההובלה ומסירת המשלוח ללקוח.

שלבי POD:
6.1. עדכון סטטוס בזמן אמת: ברגע שהמשלוח נפרק אצל הלקוח, הנהג מעדכן את סטטוס המשלוח באמצעות אפליקציה ייעודית או מסופון.
6.2. איסוף חתימה אלקטרונית או מסמך פיזי: הנהג מקבל חתימת אישור מהלקוח או סורק מסמך פיזי עם חותמת.
6.3. צילום והעלאת תמונות (אופציונלי): במשלוחים רגישים/מוסדיים, ניתן להוסיף תיעוד חזותי לאישור המסירה.
6.4. העלאת נתונים למערכת: כל פרטי ה POD מועלים למערכת TMS ומשויכים להזמנה הרלוונטית.
6.5. שיתוף עם מערכות אחרות: המידע נשלח למערכות ERP/WMS לצרכי חשבונאות, תשלום, שירות לקוחות, ומעקב ביצועים.

6.6. ניתוח ודו"חות: נתוני POD מאפשרים הפקת דו"חות KPI, זיהוי כשלים תפעוליים, וייעול תהליכים עתידיים.
מערכות TMS מתקדמות אף מאפשרות שליחת SMS או אימייל ללקוח עם לינק למעקב אחר המשלוח ואישורו בזמן אמת.

7. עלויות רכישה והטמעה

סוגי עלויות:

7.1. רישוי תוכנה: בין $10,000 ל-$250,000 למערכות מדף.
7.2. פיתוח והתאמה אישית: עד $300,000 למערכות מותאמות.
7.3. הטמעה ואינטגרציה: 20%–30% נוספים מהעלות.
7.4. תמיכה, עדכונים ותחזוקה: סכום שנתי קבוע או לפי קריאה.
7.5. עלות נסתרת: הדרכה, השבתות זמניות, שינויי תהליך.

8. סיכום
מערכת TMS כוללת תהליכי עבודה מרכזיים המאפשרים ניהול יעיל של לוגיסטיקה ושילוח. היא תומכת בתכנון מסלולי משלוחים אופטימליים תוך התחשבות בזמני חלון, זמינות נהגים, עומסי תנועה, ועלויות. המערכת מנהלת הזמנות באמצעות קליטה ממערכות ERP או פורטלים חיצוניים, תכנון למסלולים ואישור יציאה. ניתן לעקוב בזמן אמת אחר מיקום הרכבים באמצעות GPS ולקבל התראות על חריגות. כמו כן, היא כוללת ניהול נהגים ורכבים, כולל שעות נהיגה, תחזוקה וביצועים. חישוב עלויות מתבצע באופן אוטומטי עם הפקת חשבוניות ובקרה תקציבית. בנוסף, ניתן להפיק דוחות וניתוחים כגון זמני אספקה ושימוש במשאבים.

לפרטים וקבלת הצעה ללווי בתהליכי הטמעה ניר שפיר - מהנדס ארגון ושיטות | נייד: 052-5516203 אי-מייל nir@nir-shapir.co.il

צור קשר מהיר: