"המחלקה לא עומדת ביעדים שלה…. אני מגדיל את כוח האדם ". ברוב המקרים בעל העסק/המנהל מוכן להגדיל את כוח האדם וזאת רק בכדי שהמחלקה תעמוד ביעדים. המשמעות הישירה של פעולה זו הנה גידול בהוצאות השכר ויחד עם זאת, אין הבטחה שאכן גידול בכוח האדם הנו הפתרון הנכון.
בתפקידי כיועץ אני נתקל בטענה – "המחלקה לא עומדת ביעדים שלה…. אני מגדיל את כוח האדם". ברוב המקרים בעל העסק/המנהל מוכן להגדיל את כוח האדם וזאת רק בכדי שהמחלקה תעמוד ביעדים. המשמעות הישירה של פעולה זו הנה גידול בהוצאות השכר ויחד עם זאת אין הבטחה שאכן גידול בכוח האדם הנו הפתרון הנכון.
נושא זה מזכיר לי מפעל לחיתוך פלדות שליוויתי. כשנפגשתי לראשונה עם המנכ"ל ציין בפני כי המפעל לא עומד בלוחות הזמנים שהתחייב (אספקה תוך שבועיים מקבלת ההזמנה), העובדים מבצעים שעות נוספות רבות והשורה התחתונה המפעל בהפסד.
לטענתו הבעיה הנה העומס במחלקת ההנדסה, הגורם לפיגור בהכנת התכניות למכונות החיתוך.
כמו כן בכדי להתמודד עם הבעיה הוא בתהליך גיוס של שני מהנדסי מכונות בעלות מעביד כוללת של כ 900,000 ₪ לשנה.
בקשתי ממנו להקפיא את התהליך ולאפשר לבצע ניתוח פעילות למחלקה.
ניתוח הפעילות כלל: שיחות עם האנשים וביצוע תצפיות על הפעילות השוטפת של המחלקה.
מהר מאוד התברר כי לא כל המידע הדרוש להכנת תכניות העבודה למכונות החיתוך מגיע יחד עם ההזמנה. מחלקת ההנדסה מבזבזת זמן יקר, כ – 8 ימי עבודה, מול הלקוח לשם השגת מידע זה. רק לאחר קבלת כל המידע הטכני ניתן היה להכין את תכניות העבודה.
כמו כן התברר שפרק הזמן הנדרש להכנת תכניות העבודה, מרגע קבלת כל המידע, הנו שעות ספורות בלבד.
לאור התוצאות הנ"ל פעלנו באופן הבא:
מחלקת ההזמנות קבלה צ'קליסט הכולל רשימת כל הקבצים הנדרשים לעבודה.
רק לאחר קבלת כל המידע הדרוש מהלקוח לביצוע העבודה (לפי רשימת הצ'קליסט הנ"ל) אושרה ההזמנה לעבודה ונמסר מועד אספקה ללקוח.
הוקפא תהליך קליטת המהנדסים למחלקת ההנדסה.
פעולות אלו הביאו את המפעל לעמידה בזמני אספקה, הייצור עבד ברצף ללא שעות נוספות והמפעל עבר מהפסד לרווח.
אני פונה אליכם באופן אישי באם אתם מכירים בעלי עסקים המתמודדים עם בעיות מהסוג הנ"ל אודה לכם באם תפנו אותם אלי.