אחד האירועים המכוננים בחיי ארגון הינו תהליך ספירת המלאי. ספירת המלאי נחשבת בטעות, כפעולה עבור אגף הכספים (בעיקר בסוף שנה).
אומנם המלאי הינו נכס של החברה, ומתוקף כך חייב להופיע בספרים, אך לספירת המלאי ישנה משמעות הרבה יותר רחבה בתחום עיתוד המלאי.
עיתוד מלאי נכון יחסוך לחברה הוצאות רכש מיותרות, וכך ישפיע על תזרים המזומנים להיות חיובי.
מרבית העסקים שלא סחירים בבורסה מבצעים ספירה אחת לשנה (עסקים הסחירים בבורסה מחויבים לבצע ספירה אחת לרבעון).
שאלתי עסקים שאני מלווה מדוע הם מבצעים ספירת מלאי אחת לשנה בלבד? התשובה שהתקבלה מכולם הייתה כי ספירת המלאי הנה תהליך המסרבל ומשתק את הפעילות השוטפת. תשובה זו מצביעה על העובדה שעסקים לא מתכננים ואף לא מתכוננים לספירת המלאי.
לאורך השנים הרבות שבהן אני עוסק בעולם התפעול, נוכחתי לדעת כי תכנון תהליך הספירה (איך סופרים, כמה אנשים מבצעים את הספירה וכ') יכול לקצר משמעותית את תהליך הספירה. במפעל כימי שניהלתי בעבר, תהליך ספירת המלאי נמשך כ – 3 ימים (ספירה בפועל, הקלדה במחשב, ניתוח דוח הפרשים, ספירה חוזרת על פי דו"ח הפרשים). במשך ימי הספירה לא סופקה סחורה ללקוחות ולכן תהליך ספירת המלאי היה מלווה בכעס מצד הלקוחות. בתכנון נכון של ספירת המלאי קוצר משך התהליך ליום עבודה אחד.
תכנון הספירה כלל בין היתר :
- חלוקה של המחסן לאזורי ספירה קטנים.
- חלוקת הספירה בין מספר צוותים (מלגזן + סופר) שעבדו בו- זמנית.
- הקלדת נתונים במקביל לספירה והפקת דוח הפרשים.
בנוסף לתכנון הנ"ל העובדים תודרכו לגבי החשיבות של ספירת המלאי בהיבט התפעולי בכלל ובהיבט עיתוד המלאי בפרט. לאור האמור לעיל, אני מציע לכולם לתכנן את תהליך ספירת המלאי ולחבר את העובדים למשמעויות הרחבות של ספירת המלאי.
פעולות אלו יקצרו בצורה משמעותית את משך זמן ספירת המלאי.