אין ספק שמערכת ERP תורמת ומייעלת את הארגון ומשמשת כלי מידע לקבלת החלטות בכל רמות הניהול השונות.
האם אני צריך מערכת ERP? שאלה זו נשאלת לא אחת על ידי מנכ"לים במפעלים קטנים ובינוניים. לכאורה התשובה היא, כן. אך, לאור העובדה שעלות רכישה והטמעה של מערכות ERP נעה מכמה עשרות אלפי שקלים ( בד"כ מעל 50,000 ₪) ומגיעה עד כמה מאות אלפי שקלים (בארגונים גדולים אף מעל 1,000,000 ₪), ותהליך ההטמעה ארוך ( לפחות חצי שנה) – התשובה כבר אינה טריוויאלית.
אם נחליט לרכוש מערכת ERP נתקל בשאלה, איזו מערכת לרכוש? והרי קיימות בשוק מספר רב של מערכות ERP, ולא כל מערכת מתאימה לצרכים שלנו הן מבחינת המחיר והן מבחינת הצרכים הארגוניים.
ההתמודדות עם שתי השאלות מביאה מנכ"לים רבים לדחות את ההחלטה בדבר רכישת המערכת.
דבר כזה קרה לי עם לקוח שרצה לרכוש מערכת ERP וזאת למרות שהצעתי שימתין לפחות כשנה.
המנכ"ל החל לבדוק את הנושא. מטבע הדברים פנה למערכות היותר מצומצמות אך אז נתקל בעלויות הגבוהות והחליט בסוף לקבל את הצעתי.
אין ספק שמערכת ERP תורמת ומייעלת את הארגון ומשמשת כלי מידע לקבלת החלטות בכל רמות הניהול השונות.
כדי שתהליך הרכישה וההטמעה של המערכת יהיה יעיל ובעלויות סבירות יש לפעול במתכונת הבאה:
- הגדר מנהל פרויקט – תפקיד המנהל לרכז את כל הפעילות ולבצע מעקב על ביצוע המשימות השונות.
- הקם צוות פרויקט – רצוי שחברי הצוות יהיו ממחלקות שונות בארגון. חברי הצוות יהיו אחראים לביצוע המשימות השונות.
- הגדר לכל מחלקה ומחלקה את התהליכים הקריטיים ואת התוצרים הנדרשים מכל תהליך.
- לאחר הגדרת התהליכים הקריטיים, בצע מכרז בין בתי התכנה השונים תוך דרישה לעמוד בתוצרים ובדרישות התהליכים השונים.
- ברר מראש מה כולל (ובעיקר מה לא כולל) סעיף שעות ההטמעה.
- רק לאחר קבלת כל התשובות רכוש את המערכת המתאימה לך הן מבחינת המחיר והן מבחינת תהליך ההטמעה.
התהליך שהוגדר לעיל נוסה ע"י ניר שפיר בכמה מפעלים שונים וזכה להצלחה רבה שכן עלויות הרכישה וההטמעה היו נמוכות וזמן תהליך ההטמעה היה קצר משמעותית.