מערכת WMS

​

1. הקדמה

בעולם המודרני, ניהול מחסן יעיל חיוני להבטחת זרימה חלקה של מוצרים, שיפור השירות ללקוחות והפחתת עלויות. מערכת ניהול מחסן (Warehouse Management System - WMS) היא כלי טכנולוגי מרכזי המאפשר לארגונים לנהל, לשלוט ולייעל את הפעולות במחסן. 

במאמר זה אתן סקירה על:
•    מהי מערכת ניהול מחסן (WMS)?
•    שלבי הרכישה וההטמעה 
•    רשימה עקרונית של תהליכי עבודה
•    עלויות
•    מתי כדאי לעבור למערכת WMS
 

2. מהי מערכת ניהול מחסן (WMS)?

​

מערכת ניהול מחסן (WMS) היא תוכנה מתקדמת שמיועדת לתמוך בכל שלבי הפעילות הלוגיסטית בתוך המחסן: החל מקבלת הסחורה, דרך אחסונה, ניהול מלאי, ליקוט הזמנות ועד שילוח ללקוח. המערכת מתוכננת כך שתאפשר אופטימיזציה של המשאבים האנושיים והפיזיים, תוך מעקב מדויק אחר מיקומי הפריטים, זמינותם, ותנועתם בזמן אמת.

המטרה המרכזית של מערכת WMS היא שיפור היעילות התפעולית והדיוק בכל תהליך עבודה במחסן, החל מקליטת הסחורה ועד להוצאתה. המערכת מצמצמת את הצורך בהתערבות ידנית, מפחיתה את שיעור הטעויות האנושיות, ומקצרת את זמני הליקוט והטיפול בהזמנות.

שימוש נכון במערכת יביא לחיסכון משמעותי בזמן ובעלויות, יאפשר ניהול מלאי מדויק ועדכני, ימנע עודפים או חוסרים, ויסייע לחברות לעמוד בסטנדרטים גבוהים של שירות. בנוסף, המערכת תתרום לשיפור חוויית הלקוח בעקבות זמני אספקה מהירים יותר, הפחתת טעויות במשלוחים ויכולת מעקב מתקדמת.
בסביבה עסקית דינאמית ותחרותית, מערכת WMS אינה רק כלי תפעולי – היא נכס אסטרטגי שמאפשר לארגונים לגדול בצורה חכמה, להסתגל לשינויים ולשמר יתרון תחרותי לאורך זמן.
 

​

 

3. תהליכים מרכזיים במערכת WMS - הגדרות:

3.1. קליטה: תהליך הקליטה כולל את הכניסה של מוצרים חדשים למחסן. מערכת WMS מאפשרת לסרוק ברקודים ולהזין נתונים אודות המוצרים, מה שמבטיח שהמלאי מעודכן ומדויק. לדוגמה, כאשר סחורה מגיעה מהספק, המערכת יכולה להנחות את העובדים היכן לאחסן את המוצרים בהתאם למיקומים הקיימים במחסן.
3.2. אחסון: לאחר קליטת המוצרים, המערכת מספקת פתרונות לניהול האחסון. היא מסייעת בקביעת המיקום האופטימלי לכל פריט במחסן בהתבסס על קריטריונים כגון: תדירות השימוש, גודל הפריט, ותנאי אחסון מיוחדים. לדוגמה, פריטים הנדרשים בתדירות גבוהה יאוחסנו במקומות נגישים יותר.
3.3. איסוף: תהליך האיסוף הוא השלב שבו עובדים אוספים פריטים מתוך המלאי כדי להכין הזמנות לשליחה. מערכת WMS יכולה לספק הנחיות ברורות לליקוט, כמו למשל מתן מסלול ליקוט אופטימלי, וכך מתקצר הזמן שנדרש לאיסוף המוצרים. 
3.4. הפצה: לאחר האיסוף, כאשר מדובר במספר קטן של משאיות , המערכת מאפשרת ניהול תהליך הפצה של המוצרים ללקוחות. ברוב המקרים ה WMS מתממשק למערכות ניהול תחבורה (TMS) וזאת כדי לתכנן את המשלוחים, לקבוע נתיבי הפצה, ולהבטיח שהמוצרים יגיעו ללקוחות בזמן ובמצב תקין. 

​​

4. שלבים ברכישה והטמעה של מערכת WMS​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

​

4.1.    ניתוח צרכים והגדרת מטרות
•    הגדרת מטרות השימוש במערכת (לדוגמה: שיפור דיוק המלאי, הפחתת זמן ליקוט, ייעול אחסון).
•    זיהוי בעיות בתהליכי העבודה הקיימים.
•    קביעת דרישות פונקציונליות וטכנולוגיות.
4.2.    חקר פתרונות ובחירת ספק
•    השוואת מערכות WMS שונות על פי קריטריונים של : פונקציונליות, מחיר, תמיכה טכנית והתאמה לארגון.
•    בקשת הצעות מחיר והדגמות מספקים פוטנציאליים.
•    בחינת התאמות עם מערכות קיימות בארגון.
4.3.    תכנון והיערכות להטמעה
•    פיתוח תוכנית פרויקט הכוללת לוחות זמנים ומשאבים.
•    יצירת ממשקים עם מערכות קיימות (ERP, TMS, BI).
•    הכנת נתונים והגדרות ראשוניות במערכת החדשה.
4.4.    תהליכי עבודה:
•    כתיבת תהליכי עבודה מפורטים
•    רישום תהליכי העבודה הן בצורת תרשים זרימה והן במלל.
•    בחינת יישום הליכי העבודה במערכת 
4.5.    הדרכה והכשרת צוות
•    הדרכת משתמשים על השימוש במערכת.
•    יצירת מדריכים ותמיכה למשתמשים.
4.6.    הרצה ובדיקות
•    בדיקות קבלה לוודא שהמערכת עונה על הדרישות.
•    הפעלה חלקית (Pilot) בסביבה מוגבלת.
•    תיקון בעיות שהתגלו.
4.7.    השקה והטמעה מלאה
•    השקת המערכת בכל המחסן.
•    מעקב אחרי ביצועי המערכת.
•    תמיכה ושיפורים בהתאם לצרכים.
 

5. תהליכי עבודה עיקריים  במערכת  WMS

* הערה: התהליכים מוגדרים ברמה עקרונית ללא התייחסות למצב שבו אין תאימות בין המסמכים לבין המלאי פיזי

5.1.    תהליך קליטת סחורה
•    קבלת ASN (Advanced Shipping Notice) – -הודעה על צפי הגעת סחורה ,(הASN יכול להגיע דרך מערכת ה ERP,דרך רכש או ישירות מהספק, 
•    ביצוע תאימות ברמת המשלוח (תאימות של מספר מכולה, מספר סגר, וכ')
•    בדיקת התאמה למסמכים (חשבוניות, ת. משלוח) ויצירת GRN (Goods Receipt Note) – ת. קליטת סחורה המאשרת את קליטת הפריטים במחסן.
•    פריקה של המשלוח ובדיקת מצבו הפיזי (למניעת נזקים).
•    סריקה של הפריטים באמצעות Barcode Scanning  לאימות נתונים מול ASN
•    אישור תאימות ה ASN
•    הפניית הפריטים לאזורי אחסון מתאימים בהתאם ל-Put Away Strategy – אסטרטגיית אחסון המבוססת על תדירות שימוש, סוג הפריט ונפחו.
5.2.    תהליך אחסון סחורה
•    תכנון Slotting לפי תדירות, גודל וקטגוריה.
•    הקצאת מיקומים במערכת WMS לפי כללי ניהול מלאי.
•    כל מיקום אחסון מסומן בקוד (Location ID) וכולל מידע כמו אזור, שורת מדפים, גובה ומיקום פנימי
•    העברת הסחורה בפועל למיקומים המתאימים (Put away Process).
•    עדכון האחסון במסמך ה Put away Process
•    בקרת איכות ואימות מיקום – להבטחת הדיוק, המעקב והיכולת להוציא סחורה במהירות ובאמינות
5.3.    תהליך ליקוט הזמנות
•    קבלת בקשת ליקוט ממערכת ההזמנות.
•    הפניית עובד למחסן במסלול אופטימלי באמצעות Wave Picking / Zone Picking / Batch Picking. (ראה הסבר בסעיף 5)
•    איסוף הפריטים מהמדפים בהתאם לרשימה.
•    בדיקת דיוק הליקוט ועדכון מלאי תוך שימוש ב-Cycle Counting – ספירת מלאי מחזורית למניעת טעויות.
•    העברת הפריטים לאריזה והכנתם למשלוח.

​

​

6. שיטות ליקוט מתקדמות

מערכת ה-WMS מחשבת את אופן הליקוט היעיל ביותר, בהתאם למבנה המחסן וסוג ההזמנה. ישנן מספר שיטות ליקוט עיקריות:
6.1.     Wave Picking
עובדים מקבלים הוראה לליקוט מספר הזמנות בגל אחד (Wave), בדרך כלל לפי חלון זמן מסוים (למשל, כל ההזמנות להיום עד 12:00). שיטה זו מפחיתה תנועות מיותרות ומסייעת לתזמון טוב יותר עם פעולות האריזה והמשלוח.
6.2.    Zone Picking
המחסן מחולק לאזורים, וכל עובד אחראי על אזור מסוים. ההזמנה נלקטת בשלבים – כל אזור מוסיף את הפריטים שבתחומו. שיטה זו מתאימה למחסנים גדולים.
6.3.    Batch Picking
עובד אחד מבצע ליקוט של מספר הזמנות במקביל, תוך איסוף של פריטים זהים עבור כמה לקוחות. לאחר מכן, מתבצע פיצול לפי הזמנה. שיטה זו מתאימה לליקוט שיש בו ריבוי פריטים חוזרים בין הזמנות.

​

4. יתרונות וחסרונות​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​